Privacyverklaring 3Wplus

Algemeen

3Wplus vzw verwerkt in het kader van haar dienstverlening persoonsgegevens van klanten (begunstigden van onze dienstverlening), opdrachtgevers, partners en netwerkcontacten.
We vragen deze gegevens zelf op aan de betrokkene of krijgen de gegevens – uiteraard in overeenstemming met de wet op de privacy – aangeleverd door overheden, partners, netwerkcontacten.
In onderstaande Privacyverklaring lichten we toe hoe we met deze gegevens omgaan.

Meer info kan je ook terugvinden op de Google Privacy & Terms website

Welke persoonsgegevens?

3Wplus vzw bestaat uit 3 vzw’s: Kinderopvang – Werk – Energie waaraan specifieke dienstverlening is gekoppeld. Om een antwoord te bieden op bepaalde vraagstukken, kan er ook een gezamenlijk aanbod worden ontwikkeld, vanuit 2 of meer vzw’s.
De aard van de persoonsgegevens die worden gevraagd en verwerkt kan binnen de vzw’s verschillen.

Algemeen gaat het om volgende persoonsgegevens:

• identiteitsgegevens zoals naam, voornaam, adres, telefoonnummer, email, rijksregisternummer, …
• persoonlijke kenmerken zoals geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit, …
• gegevens die de betrokkene zelf verstrekt in het kader van onze dienstverlening zoals type woning, gezinssamenstelling,  …

Welke persoonsgegevens we ook opvragen of krijgen, we verwerken ze steeds met de grootste zorgvuldigheid zodat uw gegevens optimaal beschermd zijn en blijven.

Bescherming van uw privacy – wettelijke basis

We gaan met nauwgezette zorg om met persoonsgegevens. Daarbij houden we ons aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van 25 mei 2018.

De persoonsgegevens worden door 3Wplus vzw verwerkt op basis van artikel 6.1. uit de AVG:

1. Actieve toestemming van de betrokkene voor een of meer specifieke doeleinden
2. Noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst
3. Noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting
4. Noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van 3Wplus vzw in het kader van haar dienstverlening

3Wplus vzw verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

Kinderopvang

De projecten van 3Wplus vzw Kinderopvang hebben als doelstelling kinderen in een pedagogisch onderbouwde omgeving op te vangen. De projecten worden ingebed in het lokaal kinderopvangbeleid. Enkel de strikt noodzakelijk persoonsgegevens van kinderen en gezinnen zullen worden verzameld en gebruikt voor klantenadministratie, facturatie, naleving van subsidievoorwaarden en vergunningsvoorwaarden voor kinderopvang, of voor de ontwikkeling van een beleid.

Maatwerk                                  

3Wplus Werk vzw organiseert werk op maat van specifieke doelgroepen. Uw persoonlijke informatie zal enkel gebruikt worden in het kader van klantenbeheer.

Wonen en energie

3Wplus Energie vzw zet in op efficiëntie en het delen van kennis op intergemeentelijk niveau evenals werken aan een aangepaste en energiezuinige woning van goede kwaliteit voor iedereen. Persoonsgegevens kunnen worden verzameld en gebruikt om onder meer onze activiteiten bekend te maken en projecten te realiseren.

Waarom vragen en verwerken we persoonsgegevens?

De persoonsgegevens van klanten (begunstigden van onze dienstverlening) worden gevraagd en verwerkt om:

• te voldoen aan de wettelijke voorschriften die inherent zijn aan de uitvoering van onze dienstverlening
• te kunnen genieten van de dienstverlening van 3Wplus vzw conform de voorwaarden in de afgesloten overeenkomst
• op de hoogte te zijn van ons bestaand en nieuw aanbod in het kader van onze brede dienstverlening op vlak van kinderopvang, maatwerk, wonen en energie. We gebruiken de nodige persoonsgegevens voor het versturen van nieuwsbrieven, jaarverslagen, uitnodigingen en om de klanten via andere communicatie kanalen te bereiken mits toestemming. Uitschrijven is steeds mogelijk via info@3wplus.be.

 
De persoonsgegevens van opdrachtgevers, partners en netwerkcontacten worden gevraagd en verwerkt om:

• te voldoen aan de wettelijke voorschriften die inherent zijn aan de uitvoering van onze dienstverlening
• onze dienstverlening te kunnen uitvoeren, in samenwerking met directe partners en ruimere netwerkcontacten conform de eisen van opdrachtgevers, op basis van een overeenkomst en in het kader van ons gerechtvaardigd belang
• op de hoogte te zijn van ons bestaand en nieuw aanbod in het kader van onze brede dienstverlening op vlak van kinderopvang, maatwerk, wonen en energie. We gebruiken de nodige persoonsgegevens voor het versturen van nieuwsbrieven, jaarverslagen, uitnodigingen en om de opdrachtgevers, partners en netwerkcontacten via andere communicatie kanalen te bereiken. Uitschrijven is steeds mogelijk via info@3wplus.be.

Waar houden we uw gegevens bij?

•    In ons ERP- systeem (elektronisch dossier)
•    In elektronische bestanden zoals Word of Excel
•    In papieren dossiers
•    Bij cloud service providers

Beveiliging van de gegevens

3Wplus vzw beschermt uw persoonsgegevens door passende technische en organisatorische maatregelen te nemen. 3Wplus vzw volgt hierbij de huidige technologische trends:

• Zo zijn al onze computers voorzien van een recent besturingssysteem waarbij ook de updates (oa tegen veiligheidslekken) gevolgd worden.
• Toepassingen en data op de computers zijn enkel toegankelijk na aanmelding met gebruikersnaam en paswoord.
• Alle toestellen zijn voorzien van recente en up-to-date antivirussoftware, de opgeslagen informatie wordt geëncrypteerd indien nodig.
• De netwerken worden beveiligd door een firewall.
• De serversystemen staan in een beschermende omgeving. Er worden dagelijks back-ups genomen.
• Er worden regelmatig informatiesessies en opleidingen georganiseerd waarbij de gebruikers gesensibiliseerd worden over hoe mails en documenten met kwaadaardige insteek te herkennen en af te blokken.
• Deze beveiligingsmaatregelen worden regelmatig getest en bijgestuurd indien nodig.

Alle medewerkers worden blijvend geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Uitwisselen van gegevens

Uw gegevens worden enkel gebruikt door 3Wplus vzw medewerkers in het kader van hun job en in zover dat ze hiervoor relevant zijn.

Uw gegevens kunnen uitgewisseld worden met een derde partij indien dit kadert in de beschreven doeleinden en op voorwaarde dat deze ook op een veilige en wettelijk correcte manier met uw gegevens omgaat.

Wij maken een (verwerkers)overeenkomst op met deze partijen waarin de nodige afspraken staan om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

We delen persoonsgegevens ook met derden indien u ons hier de toestemming voor geeft.  Deze toestemming kunt u ten allen tijde intrekken.

In sommige situaties zijn we wettelijk verplicht, of is het toegestaan om persoonsgegevens door te geven, bijvoorbeeld aan de politie in het kader van een gerechtelijk onderzoek.
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Geen geautomatiseerde besluitvorming

3Wplus vzw neemt geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen.

Bewaarperiode

Uw gegevens worden niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt, bewaard of zolang als wettelijk vereist

Cookies, of vergelijkbare technieken.

3Wplus vzw maakt gebruik van cookies en media. Alleen voor onze ogen, met als doeleinde het verbeteren van onze site gebasseerd op hoe u het gebruikt. 

Wat zijn cookies

Cookies zijn kleine bestanden die het volgen van trends in het gebruik van websites vergemakkelijken en website beheerders helpen om gebruikersvoorkeuren en bezoekersinformatie op te slaan.

In zoverre via deze tekstbestanden persoonsgegevens zouden worden verkregen, worden deze verwerkt wet betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens van 18 juli 2018, onze privacyverklaring en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR).

Gebruik van cookies

Op de website van 3Wplus worden analytische first party cookies gebruikt. Dat doen we om informatie te verzamelen over de pagina’s die gebruikers op onze websites bezoeken, om bij te houden hoe vaak bezoekers terug komen en om te zien welke pagina’s het goed doen op de website. Ook houden we bij welke informatie de browser deelt.

De bezoekers van onze website hebben de mogelijkheid om deze cookies toe te of te weigeren via de cookie module van onze website.

Cookies deactiveren

U kan ervoor kiezen om cookies uit te schakelen. Dat doet u door gebruik te maken de mogelijkheden van uw browser. U vindt meer informatie over deze mogelijkheden op de website van de aanbieder van uw browser.

Lijst van cookies

Welke rechten heeft u met betrekking tot uw persoonsgegevens?

3Wplus vzw vrijwaart onderstaande rechten die u heeft met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• U heeft steeds inzagerecht in uw persoonsgegevens
• U kan ons vragen gegevens te wijzigen of aan te vullen
• U kan bezwaar maken tegen de verwerking van (een deel van) uw persoonsgegevens door ons of door één van onze verwerkers.
• U heeft het recht om een kopie van uw persoonsgegevens aan ons te vragen die we aan u of – in opdracht van u – aan een andere partij bezorgen in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm.
• U heeft het recht op ‘vergetelheid’ dat wil zeggen dat u ons kan vragen om uw persoonsgegevens te verwijderen. Dit recht op vergetelheid geldt niet altijd. Alleen in de volgende situaties is het recht op vergetelheid van toepassing:
  • 3Wplus vzw heeft de persoonsgegevens niet meer nodig voor de doeleinden waarvoor we ze hebben verzameld of verwerkt
  • De betrokkene heeft eerder (uitdrukkelijke) toestemming gegeven aan de organisatie voor het gebruik van zijn gegevens, maar trekt die toestemming nu in
  • De betrokkene maakt bezwaar tegen de verwerking. Er geldt op grond van artikel 21 van de AVG een absoluut recht van bezwaar tegen direct marketing. Er geldt een relatief recht van bezwaar als de rechten van de betrokkene zwaarder wegen dan het belang van de organisatie om de persoonsgegevens te verwerken
  • De organisatie verwerkt de persoonsgegevens onrechtmatig, bijvoorbeeld omdat er geen wettelijke grondslag is voor de verwerking
  • Als de wettelijk bepaalde bewaartermijn is verstreken, zijn we wettelijk verplicht om de gegevens te wissen

Om deze rechten uit te oefenen kan u een e-mail sturen naar privacy@3wplus.be. De aanvraag zal binnen de maand worden verwerkt.

Klachten

Indien u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens dan horen wij die graag.
U kan ons daarvoor eenvoudig bereiken via onderstaande contactgegevens.
U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.

Wijziging privacy statement

Om uw gegevens zo goed mogelijk te beschermen blijven we steeds in beweging.
3Wplus vzw kan dan ook deze privacy verklaring wijzigen.
We brengen u hiervan uiteraard op de hoogte via onze website.
De laatste wijziging gebeurde op 06 05 2020
Oudere versies van onze privacy verklaring zullen in ons archief worden opgeslagen. Stuur ons gerust een e-mail als u deze wilt raadplegen. 

Contact

Heeft u een specifieke vraag omtrent de verwerking van uw persoonsgegevens door 3Wplus vzw, heeft u een klacht of wenst u  bezwaar aan te tekenen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens?
Wij stellen het op prijs dat u dan contact met ons opneemt.

De contactpersoon voor 3Wplus vzw is Erwin Cuyx. U kan hem contacteren via mail of telefoon.
Mail: erwin.cuyx@3wplus.be
telefoon: 02 486 64 05

De functionaris voor gegevensbescherming voor 3Wplus vzw is Ursula De Langhe. Zij is te bereiken via mail of telefoon.
Mail: privacy@3wplus.be
telefoon: 02 451 53 83 - 0499 64 04 57

De directie en alle medewerkers van 3Wplus vzw staan achter deze Privacy Verklaring.

Wij kijken er naar uit om met u te mogen (blijven) samenwerken.